ในฐานะวิทยากรและผู้ฝึกสอนมืออาชีพ ฉันพบลูกค้าใหม่เกือบทุกสัปดาห์ เมื่อฉันถามว่าความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในการทำงานคืออะไร คำตอบที่พบบ่อยที่สุดคือ “ฉันรู้สึกหนักใจ” เมื่อฉันถามสิ่งที่ครอบงำพวกเขา พวกเขามักจะตอบว่าการสื่อสารทางอีเมลดังที่จอร์จ เบอร์นาร์ด ชอว์น เคยกล่าวไว้ว่า “ปัญหาใหญ่ที่สุดในการสื่อสารคือภาพลวงตาที่เกิดขึ้น”ดูเหมือนว่าจะได้รับการสนับสนุนโดยข้อมูล การวิจัยโดย
The McKinsey Global Instituteพบว่าพนักงานโดยเฉลี่ยใช้เวลา
13 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการอ่านและตอบอีเมล นั่นคือ 28 เปอร์เซ็นต์ของเวลาทำงานของคนเรา เพื่อให้เข้าใจมากขึ้น นั่นคือ 650 ชั่วโมง หรือ 16 สัปดาห์ หนึ่งปีที่ใช้กับอีเมล
ดังนั้นคำถามที่เกิดขึ้นครั้งแล้วครั้งเล่าคือ “เราจะแก้ไขได้อย่างไร” อาจไม่มีทางแก้ไขได้ แต่มีวิธีลดอีเมล ปรับแต่ง ปรับปรุงการสื่อสาร และทำให้ผู้คนคิดแทนการแสดงปฏิกิริยาโต้ตอบ
ที่เกี่ยวข้อง: บริษัทของฉันลดอีเมลลง 30 เปอร์เซ็นต์ด้วยการแฮ็กอย่างง่ายนี้
คิดก่อน ส่งที่สอง
เราต้องอบรมพนักงานให้รู้จักคิดมากขึ้น อีเมลไม่ควรเป็นรูปแบบการสื่อสารเริ่มต้นหรือเครื่องมือ “ไปที่” อัตโนมัติ สมาชิกในทีมต้องถามตัวเองด้วยคำถามที่สำคัญก่อน:
สำหรับข้อความนี้ อีเมลเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการส่งข้อมูลหรือไม่
ช่องทางการสื่อสารอื่นจะดีกว่าไหม ตัวอย่างเช่น การโทรศัพท์ การประชุมด้วยตนเอง การประชุมกลุ่ม ข้อความเสียง Skype ข้อความ Slack หรือการโทรกลุ่ม
วิดีโอ กราฟิก PowerPoint หรือรูปภาพทำงานได้ดีขึ้นหรือไม่
นึกถึงคนที่เราคัดลอกมาในอีเมล
ครั้งหนึ่งฉันเคยเป็นรองประธานบริษัทในอเมริกา — แล้วลองเดาดูสิ ฉันเรียนรู้อย่างรวดเร็วว่าทุกคนลอกเลียนแบบฉันในทุกสิ่ง ผลลัพธ์คือโดยเฉลี่ย 800 ถึง 1,000 อีเมลต่อวัน ซึ่งจัดการได้ยาก จากประสบการณ์ของฉัน คนส่วนใหญ่คัดลอกอีเมลมากเกินไป พวกเขาทำสิ่งนี้เป็นการเคลื่อนไหวเชิงป้องกันบางส่วน ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถพูดว่า “แน่นอน คุณรู้อยู่แล้ว ฉันลอกเลียนแบบคุณ!”
ที่เกี่ยวข้อง: อดีตราชาสแปมสะท้อนถึง 15 ปีในการตลาดผ่านอีเมล
สิ่งจูงใจและผลตอบแทน
ในหลายๆ องค์กร สมาชิกในทีมจะได้รับรางวัล (โดยชัดแจ้งหรือโดยปริยาย) สำหรับการส่งอีเมลมากขึ้นและอีเมลที่เร็วขึ้น ไม่ใช่การส่งน้อยลง เราไม่ได้ให้รางวัลแก่ผู้คนสำหรับการเป็นผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เราให้รางวัลแก่พวกเขาสำหรับการเป็นผู้สื่อสารที่มีความถี่สูง
อีเมลที่ส่งไม่ได้แปลว่าเป็นอีเมลที่ดีเสมอไป บางทีอีเมลที่ดีที่สุด
คืออีเมลที่ไม่เคยส่งเลย ผู้นำจำเป็นต้องเฝ้าติดตาม ให้คำติชม และโค้ชสมาชิกในทีมเกี่ยวกับประสิทธิภาพการสื่อสาร และให้รางวัลแก่สมาชิกในทีมสำหรับการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
กำหนดแนวทางเกี่ยวกับอีเมล
เมื่อเราศึกษาองค์กรที่มีประสิทธิภาพสูง เราจะพบมาตรฐานพฤติกรรมที่เป็นลายลักษณ์อักษร มีองค์กรน้อยมากที่คิดจะมีมาตรฐานหรือแนวปฏิบัติเกี่ยวกับอีเมล ฉันไม่ได้แนะนำกฎที่ยากและรวดเร็ว แต่เป็นแนวทาง อาจมีแนวทางเกี่ยวกับ:
ประเภทของหัวข้อที่เหมาะสมสำหรับอีเมล
กี่ครั้งที่อีเมลกลับไปกลับมาก่อนที่จะไปยังช่องทางการสื่อสารอื่น
วิธีที่เราตัดสินใจว่าจะคัดลอกใคร
เวลาตอบสนองสำหรับการตอบรับผู้คนคาดหวังคืออะไร
หากกลุ่มสามารถรวมตัวกันและตัดสินใจเกี่ยวกับแนวทางบางอย่างได้ การสื่อสารทางอีเมลสามารถปรับปรุงได้
ที่เกี่ยวข้อง: 8 กลยุทธ์การสื่อสารเพื่อลดการเสียเวลาในการทำงาน
CEO ของบริษัทแห่งหนึ่งที่ฉันทำงานด้วยเมื่อหลายปีก่อนตัดสินใจกำหนดให้ทุกวันศุกร์เป็น “วันศุกร์ที่ไม่มีอีเมล” ไม่มีใครได้รับอนุญาตให้ส่งหรืออ่านอีเมลในวันศุกร์ เขาต้องการให้ผู้คนสื่อสารกันมากขึ้น เชื่อมต่อกันมากขึ้น และมีการประชุมแบบเห็นหน้ากันมากขึ้น ผลลัพธ์? การสื่อสารดีขึ้น และผู้คนเริ่มพบปะกับผู้อื่นแบบตัวต่อตัว ไม่เพียงแค่นั้น พวกเขาเริ่มทำมากขึ้นในวันอื่นๆ ของสัปดาห์ด้วย
เช่นเดียวกับแม่น้ำแห่งข้อมูล อีเมลจะเข้ามาทุกวัน ในฐานะองค์กร คุณต้องช่วยผู้คนนำทางในน่านน้ำ
Credit : ยูฟ่าสล็อต888
